O guia definitivo para traçar o seu orçamento para 2020

Definir e planear o orçamento do seu hotel para o ano seguinte pode ser uma tarefa extremamente demorada, sendo este processo essencial para garantir o sucesso da sua propriedade. Estando 2019 a terminar, esta é a altura do ano em que os hoteleiros devem garantir que têm o tempo necessário para definir como vai ser o comportamento do hotel das diversas áreas, devendo ser um orçamento realista e que garanta o crescimento do número de reservas, melhore o serviço ao cliente e, como resultado, maximize os lucros. 

Antes de começar a decidir de que forma deve utilizar o seu orçamento para 2020, é importante refletir sobre as seguintes questões:

• Quais foram os principais aspetos positivos de 2019 e o que correu abaixo do esperado?
• Qual o seu principal objetivo para o próximo ano?
• Pretende aumentar o portefólio de propriedades, aumentar a capacidade de propriedades específicas ou estabilizar as existentes?
• Quer manter a estrutura relativamente às reservas ou diminuir a dependência de OTAs e agências?

Depois de estas questões serem devidamente refletidas, deixo abaixo algumas sugestões que o podem ajudar a garantir que o processo de orçamentação é harmonioso e bem estruturado:

1. Crie ou atualize a sua lista de hotéis concorrentes na sua cidade. Adquira o máximo de informação sobre as suas performaces, nomeadamente dados como o tempo médio de estadia, o preço médio por noite e por hóspede, a percentagem de cancelamentos, a taxa de ocupção, bem como quais os canais que estão a utilizar para comunicar com o hóspede durante a guest journey. Depois de recolhidos os dados, compare com os do seu hotel, idenficando desta forma quais as suas principais forças, fraquezas, oportunidades e ameaças;
2. Recolha todos os seus dados relativamente a despesas como os recursos humanos, produtos alimentares, lavandaria, taxas, ferramentas digitais como PMS, solução de comunicação, motor de reservas e sistemas de revenue. Depois de obtidos estes dados, conseguirá começar a esboçar o seu primeiro rascunho de quais os gastos previstos para 2020;
3. Identifique claramente quais são as suas principais pontos de diferenciação bem como quais os pontos em que o hotel deve melhorar. Sugiro que aloque algum do seu budget para tentar capturar hóspedes que escolhem os seus concorrentes por fatores em que os mesmos são mais fortes como, por exemplo, a tecnologia existente, o aspeto exterior do hotel ou até mesmo as comodidades oferecidas;
4. Preveja todos os eventos que poderão impactar o seu hotel, positiva ou negativamente. Conferências, eventos desportivos ou até mesmo feriados próximos de fins-de-semana, no caso de se tratar de um hotel com uma percentagem elevada de visitantes portugueses, poderão ter impactos enormes;
5. Analise as novidades tecnológicas mais recentes. Deve garantir que são identificados os principais problemas de cada departamento bem como quais as soluções no mercado existentes. Existem, neste momento, diversas opções no mercado que permitem, por exemplo, melhorar o processo de reservas no seu website, outras que permitem melhorar a retenção, através de melhores e mais interativos programas de fidelização ou até soluções que o ajudam a garantir respostas rápidas e acertivas aos seus hóspedes antes, durante e depois da estadia. Caso se tratem de serviços oferecidos por empresas externas, aproveite o final de ano para testar estas ferramentas nos seus períodos gratuitos. Desta forma, obterá as suas próprias métricas e, assim, perceber o seu real impacto e se ajudam a melhorar os seus problemas. No caso de necessitar de aprovações de administradores para aprovar novas ferramentas, estes períodos gratuitos revelam-se essenciais para a aprovação.
6. Divida o seu orçamento por mês, garantindo que todas as ações para garantir os resultados propostos são alcançáveis, podendo desta forma compreender se o seu progresso ao nível de receita e ocupação, por exemplo, estão ao nível do proposto.

Ainda não está a par de quais são as principais tendências para 2020? 

Abaixo, deixo algumas das tendências que poderá analisar como potenciais fontes de diferenciação para os seus concorrentes:

1. Incluir automação ao nível do serviço ao cliente, se ainda não o faz. Tecnologias como soluções automatizadas para responder rápida e eficazmente aos seus hóspedes, antes, durante e depois da estadia já se encontram disponível, bem como pagamentos mobile ou até mesmo utilização de tecnologia de realidade aumentada (VR). Com uma otimizada e integrada utilização de ferramentas como chatbots, PMS e booking engines, estará mais próximo de garantir um serviço eficiente e uma melhor experiência para o utilizador;
2. Tentar diminuir os desperdícios energéticos e de água, tentando desta forma diminuindo as emisões de carbono. Para isto, deverá garantir que utiliza mais materiais naturais e orgânicos.

Se estas sugestões  foram úteis para o seu planeamento, pode encontrar-me no congresso da AHP, em Viana do Castelo, entre os dias 20 e os 22 de Novembro e discutiremos estas e outras em mais detalhe. Encontramo-nos por lá?

*João Freitas, Head of Business Development – HiJiffy